Audit interni o esterni di Sicurezza e Qualità, sono una farsa o sono reali?

In quanti vi scandalizzerete leggendo questa domanda?

Potrebbe sembrare provocatoria, ma per chi lavora nel mondo aziendale è spesso una realtà innegabile.

Quante volte vi siete trovati, almeno una settimana prima di un Audit di Sicurezza o di Qualità, a correre per sistemare la documentazione, riordinare il luogo di lavoro o organizzare riunioni lampo su come comportarsi durante l’ispezione?

Sono sicuro che molti di voi annuiranno.

E no, non sto parlando solo di piccole aziende, ma anche di grandi realtà industriali e commerciali ma ,per l’imprenditore, questa situazione dovrebbe far suonare un campanello d’allarme grande quanto il portone d’ingresso della sua azienda.

Perché si corre così tanto prima di un Audit?

I motivi principali sono due, uno dei quali è molto grave, mentre l’altro, pur meno pericoloso, è comunque significativo per l’andamento aziendale, quest’ultimo motivo, infatti, dovrebbe essere integrato nei KPI da monitorare costantemente.

Primo motivo: Le procedure non vengono seguite regolarmente

Il primo e più allarmante motivo è che, all’interno dell’azienda, non si rispettano con continuità tutte le procedure, sia dal punto di vista della qualità che della sicurezza. Ecco alcuni esempi concreti:

• Check-list incomplete o inesistenti: Gli elenchi di controllo, fondamentali per monitorare la qualità e la sicurezza, spesso non vengono nemmeno compilati o catalogati correttamente.
• Supervisione inadeguata: I supervisori lasciano correre, concentrandosi esclusivamente sull’avanzamento della produzione piuttosto che sulla sicurezza o sulla qualità.
• Scadenze non verificate: Gli strumenti e le attrezzature utilizzati non vengono controllati nei tempi previsti, aumentando il rischio di incidenti o malfunzionamenti.
• Mancanza di DPI (Dispositivi di Protezione Individuale): I lavoratori non ricevono i dispositivi necessari, o se li ricevono, non vengono istruiti sul loro corretto utilizzo.

In sostanza, ci si limita a seguire le procedure solo in prossimità dell’Audit, facendo passare l’ispezione come se tutto fosse sotto controllo, ma cosa succede il resto dell’anno?

Secondo motivo: Procedure inefficaci o eccessivamente complesse

Il secondo motivo riguarda la qualità delle procedure aziendali, che a volte risultano ridondanti, inefficienti o addirittura in contrasto con le reali esigenze operative.

In questo caso, la documentazione richiesta potrebbe essere percepita come un mero esercizio burocratico, che nulla aggiunge al valore del processo produttivo o alla sicurezza sul lavoro.

Vediamo alcuni esempi tipici:

• Documentazione inutile: Molte procedure richiedono la compilazione di una mole di documenti che, nella pratica, non influiscono in alcun modo sul miglioramento dei processi o sulla qualità del prodotto.
• Procedure di sicurezza in conflitto con la produzione: Alcune regole di sicurezza vengono applicate in modo rigido, senza considerare l’effettivo contesto lavorativo, questo può rallentare la produzione o addirittura generare confusione tra i lavoratori.
• DPI non idonei: I dispositivi di protezione vengono imposti genericamente, senza considerare le reali necessità specifiche del tipo di lavoro, questo non solo crea inefficienza, ma può addirittura mettere a rischio i lavoratori.

In entrambi i casi, il risultato è lo stesso: una corsa all’ultimo minuto per “apparire” in regola, piuttosto che essere davvero in regola.

Cosa significa tutto questo per la tua azienda?

Questa situazione non solo crea un dispendio economico, ma rappresenta un rischio elevato per la sicurezza dei lavoratori e per la qualità del prodotto o servizio offerto.

Non dimentichiamo che l’Audit, quando è ben condotto, serve proprio a garantire che l’azienda segua delle procedure consolidate, sicure ed efficienti, ma se queste procedure non vengono seguite quotidianamente, cosa stiamo realmente monitorando? Una recita.

Molti datori di lavoro considerano l’Audit una formalità, un semplice passaggio obbligato per ottenere o mantenere una certificazione.

In realtà, dietro ogni Audit ci sono costi nascosti: ore di lavoro perse per preparare la documentazione, per riorganizzare i processi in vista dell’ispezione, e la mancanza di una gestione operativa quotidiana basata su principi di sicurezza e qualità costante.

Siamo di fronte a un paradosso: si spendono migliaia di euro per ottenere certificazioni eppure, spesso, non si investe a sufficienza per rendere la cultura della qualità e della sicurezza parte integrante del DNA aziendale.

Qui entra in gioco la responsabilità dei dirigenti e dei datori di lavoro, infatti l’Audit non dovrebbe essere visto come una verifica da “superare”, ma come un’opportunità per migliorare.

Se un’azienda si trova nella situazione di dover fare pulizia e ordine solo prima di un’ispezione, è segno che qualcosa non funziona a livello sistemico.

Un buon dirigente deve interrogarsi:

• Le procedure che abbiamo adottato sono realmente utili?
• La sicurezza e la qualità sono priorità costanti o solo formalità da rispettare per evitare sanzioni?
• Le nostre risorse sono impiegate correttamente o stiamo sprecando tempo e denaro in attività ridondanti?

Un Audit di qualità è un processo continuo.

Se ci troviamo a dover correre per mettere tutto in ordine una settimana prima, significa che l’azienda non sta realmente seguendo le proprie procedure in modo efficace, e questo è un problema serio, non solo per la qualità del prodotto o servizio, ma soprattutto per la sicurezza dei lavoratori.

Gli Audit interni o esterni non dovrebbero essere considerati una “farsa”, ma un potente strumento di miglioramento, tuttavia, è necessario che l’azienda faccia un salto di qualità culturale.

La sicurezza e la qualità devono diventare parte integrante della vita quotidiana aziendale, non qualcosa da rispolverare solo quando arriva l’ispezione.

Dirigenti, responsabili della qualità e della sicurezza, fatevi una domanda sincera:

Nella vostra azienda l’Audit è un momento per migliorare o solo una corsa contro il tempo per “sistemare le carte”?

Se la risposta è la seconda, forse è il momento di rivedere seriamente il vostro approccio.

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